Une application simple, écologique et sûre pour classer ses mails et gérer son activité

Simple
une application simplissime pour classer mails et documents et gérer son activité

Indépendants, artisans, professions libérales, petites entreprises, nous gérons tous des dossiers (ou des projets, des chantiers, des sujets, des contacts, des clients).

Nous envoyons et recevons toute la journée des emails et des documents que nous devons classer.

Nous sommes nous-mêmes deux indépendants ne venant pas du monde de l’informatique, nous savons de quoi nous parlons. Autour de nous, nos connaissances, travaillant dans tous domaines d’activité, petites et grandes entreprises, indépendants, font le même constat que nous : le flux de données est important, et ils ont du mal à prendre le temps de tout classer.

Nous n’avons jamais pu trouver sur le marché d’outils nous permettant d’organiser de façon simple, intuitive, efficace, quasi-automatique, les flux de données qui nous sont destinés. Nous avons même le sentiment que les éditeurs de logiciels s’échinent à penser des outils toujours plus complexes, paramétrables à l’infini. Souvent en dépit du bon sens.

Accompagné d’un ami développeur informatique, nous avons donc décidé de créer nous-même cet outil.

C’est ainsi nous avons développé une application simplissime.

Notre application est une boite mail qui, en quelques clics, permet la création de dossiers et de contacts, et surtout permet le classement des emails et des documents dans ces dossiers.

Notre application a trois points forts :

En plus de ces trois points forts, l’application permet en 3 clics de créer des factures et de les envoyer à l’expert-comptable, d’opérer un suivi financier de chaque dossier ou un suivi global de la facturation. Il est possible d’enregistrer le temps sur une mission ou un dossier. Il y a aussi un agenda.

Et si vous travaillez en équipe, toutes ces informations sont partagées : toute l’équipe aura accès aux mêmes dossiers et aux mêmes données. La fluidité et l’organisation des informations/données au sein de votre entreprise seront ainsi grandement facilitées.

Tout est simplement…simple, et accessible sur le web depuis vos ordinateurs, tablettes ou mobiles.

Écologie numérique

La proportion de lignes de codes et de fonctionnalités inutilisées dans nos logiciels est extrêmement importante.

Ces logiciels « obèses » calculent, pèsent sur le système, consomment énormément d’énergie pour rien.

Or, en allégeant de seulement 20% le contenu d’une page web on peut réduire de 80% la charge du serveur1.

Les outils numériques ne tiennent que très rarement compte du fait que l’informatique consomme de l’énergie.

Nous nous comportons comme au début du pétrole nous pensons que la ressource numérique est virtuelle et illimitée, or ce n’est pas le cas comme le montre bien une étude de l’ADEME de février 20142.

Notre application est éco-conçue dans le sens où elle est réfléchie et conçue de façon à être aussi simple et sobre que possible.

A notre échelle nous luttons ainsi contre le malcode qui est au numérique ce que la malbouffe est à l’alimentation.

Notre logiciel intègre par ailleurs des techniques innovantes qui permettent de réduire la consommation d’énergie.

Par exemple notre boite mail s’active pour aller récupérer les emails uniquement quand ils sont arrivés, et n’interroge pas le serveur distant toutes les 10 secondes comme c’est le cas de nombreuses machines actuellement.

Cette innovation permet à la boite mail de beaucoup moins consommer3.

Avec 500 milliards de mails échangés chaque jour, imaginez le jour où tout le monde aura, comme vous, adopté un logiciel éco-conçu4.

L’application intègre aussi un mécanisme de gestion des déchets numériques qui réduit encore la consommation d’énergie.

Enfin, nous souhaitons que l’application soit hébergée sur un serveur éco-conçu.

A terme, les centres serveur devront aller plus loin et être à énergie positive.

Aujourd’hui pour 3 watts réellement utiles il faut dépenser 100 watts de puissance, il faut vraiment changer ça !

Nous voulons contribuer à l’émergence d’une filière du numérique écologique qui soit à l’informatique ce que le bio est à l’agriculture : code vert, serveur local et éco-conçu, traitement des déchets numériques.

Développer son entreprise, profiter des opportunités du numérique, tout en restant sobre en consommation d’énergie et respectueux de l’environnement, c’est possible.

C’est même selon nous un facteur de succès.

Sûr
Intégrité, sécurité, souveraineté des données

Nous avons tous peur de perdre nos données ou de ne pas savoir où elles sont, nous voulons que nos données restent à nous, près de nous, et qu’elles restent intègres.

Nous souhaitons pouvoir parler directement à la personne qui s’en occupe.

Les serveurs sur lesquels sont hébergées nos données sont sécurisés, cryptés, et situés en France.

Pas de centre d’appel situé à l’étranger, pas d’utilisateur noyé dans la masse.

Nous envisageons de travailler avec la société CELESTE5.

Ses serveurs sont en France, en Ile-de-France. C’est une société en pointe dans le domaine de la conception écologique de ses serveurs, qui reste à taille humaine. Cela rejoint ainsi notre volonté de participer au développement d’une filière verte et responsable du numérique.

Le traitement des données est l’un des enjeux majeurs de notre époque, notre intuition est qu’il faut aller vers la création de banques coopératives de données, qui allieraient la sécurité et la garantie apportées par les banques et la dimension propriétaire et participative des coopératives.

Social
Utilité Sociale

Nous sommes nombreux à avoir envie de développer nos entreprises en étant utiles à la société.

Notre projet est utile en ce qu’il agit pour développer les entreprises et limiter l’impact du numérique sur l’environnement.

Au-delà de ça, nous souhaitons, à terme, installer nos propres centres serveur dans le tissu socio-économique de communautés de communes faites de petites villes et de communes rurales.

Un bon cadre nous semblerait être celui des Parcs Naturels Régionaux6.

Le centre serveur y est utilisé pour soutenir le développement du numérique dans les villes et villages du territoire qui sont moins bien équipés que d’autres, dans une logique de « circuit-court » (et non pas de court-circuit…).

Ce centre de données permet aux entreprises qui veulent se digitaliser non seulement de bénéficier du service d’hébergement, mais aussi de mettre en avant la dimension sécurisée, écologique, locale et sociale de leur approche numérique.

Nous l’avons appelé « le moulin à données » car c’est un outil local, collectif, ancré dans le territoire et qui mouline énormément !

Il devient un équipement, comme un autre, au service de la communauté, ouvert et transparent, et non pas une boite noire au service d’une entité anonyme, à l’autre bout du monde, qui collecte, exploite et revend nos données.

Enfin, cela permet aussi de proposer aux citoyens de reprendre le contrôle de leurs données, de connaître les enjeux, à l’heure du développement du numérique dans nos sociétés.

En particulier, ce serveur est également envisagé comme un support pédagogique pour les enfants des écoles, pour nos enfants ultra-connectés, qui viendront découvrir le numérique, la façon dont sont stockées et traitées les données, ils pourront aussi, pourquoi pas, apprendre à coder.

L’idée est de leur permettre, par la connaissance, de prendre le contrôle du numérique afin d’éviter que ce ne soit l’inverse.

Le numérique n’est pas qu’un jeu c’est aussi un enjeu.

Cette partie du projet implique la création d’une association pour aider les acteurs locaux à faire de l’animation et de la formation autour de ces sujets.

Cette association pourrait s’appeler «Reprendre ses données».

Le numérique, la ruralité, l’éducation, le développement économique et l’écologie ont énormément de choses à se dire, avec Projet S vous êtes un acteur de ce dialogue.

Notre application se veut avant tout utile pour votre activité professionnelle mais elle est aussi tout ça !

Notes

  1. "Microsoft Research" citée dans "Eco-conception des logiciels et des services numériques" du syntec numérique en 2013
  2. Internet, courriels : réduire les impacts – ADEME (Agence de l’Environnement et de la Maîtrise de l’Energie – Février 2014
  3. Ce dispositif consomme 10 fois moins de bande passante sur le réseau que le système usuel, soit une économie d’énergie substantielle - cf barreverte.fr
  4. Source ADEME – Rapport 2013
  5. Par exemple CELESTE – serveur écologique Marilyn
  6. Les parcs naturels régionaux ont été créés en 1967 par Charles de Gaulle, ils ont pour vocation « d’asseoir un développement économique et social du territoire, tout en préservant et valorisant le patrimoine naturel, culturel et paysager ». Il y en a 51 en France.